Wij waarderen het vertrouwen dat je in ons stelt en dat is voor ons de reden om uiterst zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens die je aan ons doorgeeft.
Totally Snow respecteert jouw recht op privacy. Met dit beleid informeren wij je over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.
Wie zijn wij?
Totally Snow is een handelsnaam van Sunweb Group Netherlands B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid gevestigd aan de Bahialaan 2, 3065 WC te Rotterdam en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24188723. Sunweb Group Netherlands B.V. is in Nederland actief namens Sunweb Group GmbH, gevestigd in Zwitserland aan de Schützengasse 4 CH-8001 te Zürich, Zwitserland. Sunweb Group GmbH opereert ook in België, Frankrijk, Duitsland, Denemarken, Verenigd Koninkrijk en Zweden.
Sunweb Group GmbH voert meerdere merken. In Nederland zijn dit:
Hierdoor kan het zijn dat je Sunweb Group GmbH misschien niet kent, maar onze merken en websites wel. Dit privacy statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die wij, Sunweb Group GmbH, als verwerkingsverantwoordelijke, van of over jou verkrijgen op een van de hieronder beschreven momenten of manieren via een van onze websites of via een van onze merken.
Wie ben jij?
Jij bent degene die onze website bezoekt en/of een reis boekt via onze website, zich inschrijft voor een nieuwsbrief of degene die een account van ons heeft ontvangen na een reservering en deze gebruikt. Het kan ook zijn dat je alleen een vraag stelt via ons contactformulier, met ons chat of belt, dat je gebruik maakt van een van onze apps, een offerte opvraagt voor een groepsreis of gebruik maakt van een van onze andere diensten.
Welke persoonsgegevens verwerken we voor welke doeleinden?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets vertellen over jou of die we in verband kunnen brengen met jou. In het kader van onze dienstverlening, de verkoop van onze producten of wanneer je op een andere manier contact hebt met Totally Snow, leggen wij persoonsgegevens vast. Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening zoals bijvoorbeeld jouw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Dergelijke gegevens zijn bijvoorbeeld nodig om een boeking te maken.
Hieronder volgen de persoonsgegevens die wij verwerken onderverdeeld naar het de verschillende doeleinden waartoe wij deze gegevens verzamelen:
Het betreft hier klantgegevens, contactgegevens, reserveringsgegevens, betalingsgegevens die je tijdens het boeken verstrekt van jezelf als hoofdboeker (persoon 1*) of welke de hoofdboeker verstrekt namens de medereizigers (persoon 2**) inclusief de voorkeuren/opties zoals wel/geen verzekering, skiles en skihuur welke verder in het reserveringsproces worden gevraagd of welke je naderhand bijboekt. Bovenstaande gegevens worden gebruikt om de reis (en opties) te boeken, te reserveren, te factureren en aan je te bevestigen. De bijbehorende reisbescheiden/reisovereenkomst en nuttige informatie voor aanvang van je reis sturen we je per e-mail toe. Ook stellen we de reisbescheiden, factuur en andere nuttige informatie beschikbaar in de Mijn Account omgeving (indien beschikbaar). We gebruiken jouw opgegeven reserveringsgegevens, voorkeuren en opties ook om ervoor te zorgen dat de partijen die je reis en voorkeuren verzorgen (bijv. voor je vlucht, transfer naar hotel en verblijf op bestemming/hotel) deze dienstverlening kunnen uitvoeren.
Tijdens het boeken van een reis kan je bijzondere persoonsgegevens aan ons doorgeven zoals het aanmelden van medische bagage en opmerkingen over je gezondheid. Wij verwerken jouw bijzondere persoonsgegevens alleen in het kader van de doeleinden waartoe jij deze gegevens hebt doorgegeven aan ons, uitdrukkelijk toestemming geeft voor deze verwerking hetzij omdat je de gegevens kennelijk openbaar hebt gemaakt.
Specifiek voor desbetreffende situaties kan additionele informatie worden opgevraagd bijvoorbeeld bij het reserveren van fietshuur en parking.
Indien je vanaf onze website door linkt naar externe leveranciers voor het reserveren van additionele services zoals taxi en airportparking is de desbetreffende leverancier verantwoordelijke voor de bescherming van je persoonsgegevens.
Na het boeken van een reis maken wij m.b.v. je reserveringsgegevens een account voor je aan waarna je de mogelijkheid hebt het account al dan niet te activeren. In dit account, kun je alle relevante informatie over je reis, je klantgegevens, je betalingen, en je factuur vinden. We bewaren alle reserveringsgegevens die bij je account horen zodat we je iedere keer dat je inlogt de juiste klantgegevens en boekingshistorie kunnen laten zien.
Voor het inloggen op onze website, apps, speciale online campagnes die wij voeren of andere diensten kun je gebruik maken van je accountgegevens van sociale netwerken zoals Facebook. Je hebt de optie om persoonlijke gegevens over jou met ons te delen zodat je deze tijdens het inloggen niet opnieuw hoeft in te vullen.
Er doen zich helaas tijdens reizen soms calamiteiten voor. Op je plaats van bestemming of thuis. We willen je dan graag op de hoogte houden van ontwikkelingen die voor jou van belang zijn. Daarvoor gebruiken we de contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres van jezelf of de opgegeven thuisblijver.
Bij het gebruik van onze website worden gegevens over je gebruik en gedrag verzameld. Om goed in staat te zijn onze website aan te passen aan de wensen en interesses van de bezoeker en om een optimale bezoekerservaring te bieden, maken wij gebruik van analytische cookies. Raadpleeg voor meer informatie ons cookiebeleid.
Daarnaast slaan wij log files van de website op zoals error meldingen. Wanneer bijvoorbeeld tijdens het boeken het reserveringsysteem niet functioneert onthouden we de gegevens welke zijn ingevuld tijdens het boeken zodat je niet alles opnieuw hoeft in te vullen.
Wij slaan je contactgegevens op als je contact met ons zoekt via een contactformulier, tijdens een chat of telefoongesprek en /of wanneer je invloed wilt uitoefenen op het gebruik dat wij maken van je persoonsgegevens. Dit doen we mede om je te kunnen antwoorden of helpen maar ook om zelf te leren van onze klachtafhandeling.
Interaction survey: als gevolg van verschillende interacties, kunnen we contact met je opnemen over je ervaringen ter verbetering van onze dienstverlening.
Travel experience survey: indien je hier geen bezwaar tegen hebt ingediend kunnen we je tevens vragen naar jouw ervaring ter publicatie op onze website.
Klantenpanel Holiday Ambassadors Club: wanneer je deel neemt aan ons klantenpanel worden jouw persoonsgegevens, die je in het kader van onderzoek aan ons verstrekt, anoniem verwerkt. De uitkomsten van het onderzoek worden enkel op geaggregeerd niveau verwerkt en worden door ons gebruikt om onze producten en dienstverlening te verbeteren. Er wordt nooit op individueel niveau gerapporteerd. Persoonsgegevens (bijv. geboortejaar, geslacht etc.) die je aan ons hebt verstrekt, worden gebruikt om specifieke groepen leden uit te nodigen voor onderzoek. Daarnaast wordt deze informatie gebruikt voor het interpreteren van de onderzoeksresultaten. We gebruiken jouw e-mailadres om je uit te nodigen voor onderzoek of daarover met je te communiceren. Je kunt je op elk moment hier voor het klantenpanel uitschrijven.
Tijdens de inschrijving voor een nieuwsbrief wordt gevraagd om contactgegevens om je de nieuwsbrief per mail te kunnen versturen.
Bij gebruik van onze alert service wordt gevraagd om je contactgegevens om je per mail op de hoogte te stellen wanneer een accommodatie boekbaar is.
Wanneer je deel neemt aan een winactie wordt je gevraagd persoonsgegevens te verstrekken relevant aan de betreffende winactie om op basis hiervan een winnaar te kunnen selecteren en de betreffende winnaar te kunnen contacteren.
Het betreft hier de persoonsgegevens welk je van jezelf verstrekt als hoofdboeker (persoon 1) en de voorkeuren welke in het formulier worden opgegeven voor de groepsreis.
Bij het gebruik van één van onze apps betreft het hier inloggegevens, gerelateerde reserveringsgegevens of gegevens welke zijn ingevoerd om het profiel in de app te verrijken. We verwerken deze gegevens om te identificeren dat bij een volgend gebruik van de app je dezelfde persoon bent als de eerdere gebruiker van de app.
Wanneer je een reactie plaatst op onze blog vragen we om persoonsgegevens om spam te voorkomen.
Het gehele IP-adres (IPv4 en IPv6) wordt gebruikt voor logging doeleinden en het nakijken van problemen gerapporteerd door jou. Incidenteel wordt het IP-adres van een reservering gebruikt voor validatie van een reservering en betaling. Het IP-adres bewaren wij maximaal zeven dagen. Online betalingen vinden alleen plaats via een aangesloten leverancier.
Om de kwaliteit te waarborgen worden telefoongesprekken bewaard voor een periode van 4 weken voor trainingsdoeleinden.
Om een sfeerimpressie te creëren voor onze toekomstige gasten plaatsen wij beeld- en geluidsmateriaal op onze website en in onze brochures.
Je ontvangt, mogelijk als gevolg van verschillende interacties, persoonlijke communicatie-uitingen van ons.
Als je bij ons een reis hebt geboekt of je individueel registreert voor een groepsreis en hiertegen geen bezwaar hebt gemaakt dan ontvang je van ons communicatie. Deze communicatie ontvang je via de kanalen waarvoor je je niet hebt uitgeschreven zoals email, sms/whatsapp, mijn account/app en post.
Persoonsgegevens die we van je hebben, geven ons een indruk van je interesses en voorkeuren. Door persoonsgegevens te combineren ontstaan er profielen om jou als klant nog beter te kunnen bedienen door onze commerciële uitingen persoonlijk te maken. Niet alleen door je persoonlijk bij naam aan te spreken, maar ook door vakanties te laten zien waarvan wij denken dat deze aansluiten bij je interesses.
Wanneer je andere websites bezoekt, kun je commerciële-uitingen van ons zien, bijvoorbeeld in de banners aanwezig op andere websites. Deze banners kunnen gepersonaliseerd zijn doordat je advertentiecookies hebt geaccepteerd. Raadpleeg voor meer informatie ons cookiebeleid.
Je kunt ervoor kiezen om gepersonaliseerde advertenties en aanbiedingen te ontvangen op de social media platforms, zoekmachines, websites en apps die je gebruikt. We gebruiken advertentieplatforms zoals Facebook en Google om je gepersonaliseerde advertenties te tonen wanneer je deze platformen bezoekt. We kunnen je ook uitsluiten van advertentiecampagnes op deze platforms, als je bijvoorbeeld al soortgelijke aanbiedingen hebt ontvangen. Hiervoor koppelen we jouw e-mailadres of andere identificerende informatie (in een gehasht formaat) aan de gegevens van deze advertentieplatforms. Om ons publiek voor een specifieke advertentiecampagne te bepalen, kunnen we jouw boekingsgegevens gebruiken of de gegevens die we verzamelen wanneer je onze websites, mobiele apps of andere digitale media gebruikt. Daarnaast kan het advertentieplatform de persoonsgegevens die het over jou verzamelt gebruiken om een vergelijkbaar publiek samen te stellen. Zo bereiken we een nieuw publiek.
Indien je jezelf hebt opgeven, versturen wij nieuwsbrieven. Je kunt je op ieder moment afmelden voor onze nieuwsbrieven of andersoortige commerciële uitingen per mail. Deze mogelijkheid wordt je in de communicatie zelf geboden of je kan je afmelden via dit bezwaarformulier.
Onze andere merken: we hebben je in het begin van dit privacy statement uitgelegd dat wij binnen Sunweb Group GmbH meerdere websites en merken hebben. We delen indien relevant je persoonsgegevens, surf en klikgedrag dan ook met de merken van onze andere websites zodat deze jou ook interessante aanbiedingen kunnen sturen. Niet ieder merk heeft namelijk hetzelfde aanbod of dezelfde mogelijkheden. We hopen je dus te kunnen laten profiteren van alle mogelijkheden die voor jou interessant kunnen zijn.
Wie ontvangen jouw persoonsgegevens?
We delen je persoonsgegevens met derde partijen. Dit zijn de volgende partijen:
Op basis van welke grondslagen verwerken we je persoonsgegevens?
Wij gebruiken een aantal grondslagen bij het gebruik van je persoonsgegevens. De grondslagen die wij gebruiken zijn:
Bewaartermijn
Jouw persoonsgegevens worden zo lang bewaard als nodig voor de doeleinden van de verwerking en worden daarna permanent verwijderd binnen de daarvoor gestelde termijn, rekening houdend met wettelijke verplichtingen. Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat jouw gegevens m.b.t. de reisovereenkomst maximaal tien jaar bewaard worden conform onze fiscale bewaartermijn. Op het moment dat je bezwaar maakt tegen een verwerking van persoonsgegevens voor commerciële doeleinden registreren we dat in onze systemen en maken we geen gebruik meer van je persoonsgegevens voor de betreffende gepersonaliseerde en/of commerciële doeleinden.
Jouw privacy rechten
Totally Snow is transparant en staat een goede dienstverlening voor naar haar klanten, website bezoekers en/of wanneer je gebruiker bent van een van onze andere (online) diensten. Om deze goede dienstverlening mogelijk te maken verwerken wij persoonsgegevens zoals in dit privacy statement staat uitgelegd. Wij hopen dat jij daar het voordeel van inziet en er ook voordeel uithaalt waarbij een ieder persoonlijke voorkeuren kan hebben. Mocht dit niet jouw beleving zijn en je dit anders zien dan kan je met ons in overleg treden om het mogelijk aan te passen.
Je kan de volgende privacy rechten uitoefenen op de in dit privacy statement omschreven verwerkingen van jouw persoonsgegevens:
Heb je vragen over bovenstaande rechten of wil je daar juist gebruik van maken neem dan contact op met onze klantenservice. Onze klantenservice is telefonisch bereikbaar op telefoonnummer 0900-8822.
Indien je niet tevreden bent over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken dan kun je een klacht indienen bij ons via de klantenservice of bij de functionaris gegevensbescherming binnen Sunweb Group GmbH via dpo@sunwebgroup.com.
Blijken we er na overleg niet met elkaar uit te dan kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens welke telefonisch bereikbaar is op 0900-2001201.
Wijzigingen
Wij kunnen dit privacy statement aanpassen en raden je aan om deze pagina zo nu en dan te raadplegen om op de hoogte te blijven van de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken. Dit privacy statement is voor het laatst bijgewerkt op: 28 maart 2023.
Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Dit betekent onder andere dat wij met dienstverleners die persoonsgegevens namens ons verwerken overeenkomsten sluiten waarin wij hen verplichten om deze maatregelen ook te treffen. Ook betekent dit dat wanneer je op de website van Totally Snow een vakantie boekt of wanneer je Mijn Totally raadpleegt, je gegevens worden verzonden middels een beveiligde (SSL) verbinding.
Melden datalek
We spreken van een datalek als persoonsgegevens van onze klanten, relaties of medewerkers zijn blootgesteld aan verlies of onrechtmatige verwerking.
Dat is bijvoorbeeld het geval als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
Heeft u een (mogelijk) datalek ontdekt? Meld dit ons dan zo snel mogelijk per mail via databreachnotification@sunwebgroup.com.
Contact
Jouw vragen en opmerkingen met betrekking tot dit privacy statement zijn welkom en kunnen hier achtergelaten worden.
Heb je een andere vraag en wil je direct telefonisch (0900-8822) en/of per mail contact opnemen met onze klantenservice ga dan naar klantenservice pagina, daar vind je al onze contactgegevens.
-----
* Persoon1; de hoofdboeker, degene die de reis boekt en/of de persoon die zich direct individueel registreert om mee op reis te gaan
** Persoon2; De medereizigers welke zich niet individueel registreren maar worden opgevoerd door de hoofdboeker en mee op reis gaan.